Heyetler ve ikili görüşmeler*

tokalasma3

Kendilerine yeni pazar arayışı içerisinde bulunan firmaların, öncelikle masa başı araştırma yaparak hedef pazarlarını belirlemeleri gerekiyor. Daha sonra firmalar, bağlı oldukları ticaret ve sanayi odaları, iş adamları dernekleri, meslek kuruluşları veya Avrupa İşletmeler Ağı gibi kurumlar ve oluşumların organize ettiği heyetler ve ikili görüşmelere katılarak hem hedef pazarı yakından tanıma fırsatı hem de pazardaki potansiyel müşterilerle karşılıklı olarak görüşme imkânı yakalayabiliyorlar.

Düzenlenen bu heyetlerde firmalar, hedef pazarı ve hedef pazara ait iş kültürünü yakından tanıma, olası müşteri ve iş ortaklarıyla görüşme yapabilme imkânı buluyorlar. Heyetler genellikle hedef pazarda önceden belirlenmiş bir sektörel fuarlarla eş zamanlı olarak düzenleniyor ve fuar sırasında hedef pazardaki olası iş ortaklarıyla ikili görüşmeler gerçekleştiriliyor. Heyetler sırasında genellikle firmalarla birlikte, gelecekte bu ülkede iş yaparken faydalı olabilecek kuruluşlar, dernekler ve ülkemizin bölgedeki resmi temsilciliği ziyaret ediliyor veya bu kuruluşlardan yetkili kişilerin düzenlenen ikili görüşmeler öncesi konuşma yapmaları sağlanıyor.

Heyet öncesinde ikili görüşmelere katılacak firmaların profilleri ve ne tür firmalarla görüşme yapmak istedikleri bilgisi karşı taraf ile paylaşılıyor. Böylece organizasyonun hedef ülkede bulunan ayağı, bu profilleri bölgesindeki firmalar ve kuruluşlarla heyet öncesinde paylaşarak, heyete katılan firmalarla iş görüşmesi yapmak isteyen bölge firmalarının talepleri doğrultusunda bir ikili görüşme takvimi oluşturuluyor. Heyete katılan firmalar daha önceden belirlenmiş bir alanda genellikle 15-20 dakikalık sürelerle hedef pazardaki firmalarla görüşmeler yapılıyor. Gereken durumlarda hedef pazardaki firmaların iş yerleri de ziyaret edilebiliyor.

Heyetler hedef ülkedeki pazar ortamı ve sektördeki durum hakkında firma yetkililerine bilgi edinme ve iş bağlantıları kurma konularında fırsat sağlıyor. Bunun haricinde heyet kapsamında yapılan ikili görüşmeler de firmalar için ürün satma, tedarikçi bulma veya teknolojik konularda işbirliği yapma konularında fırsat sunuyor. Firmaların ise heyetlerden ve gerçekleştirilen ikili görüşmelerden azami ölçüde fayda sağlamaları için bazı konulara dikkat göstermeleri gerekiyor.

Heyete başvururken

Heyet sırasında yapılacak olan ikili görüşmelerde doğru firmalarla eşleşerek amaca uygun bir görüşme yapabilmek amacıyla, firmaların görüşmelere katılım öncesinde dolduracakları bilgi formlarında hem kendileri hakkında net bilgi vermeleri hem de karşı firmadan beklentilerini net bir şekilde ifade etmeleri gerekiyor. Bu noktada firmalar; güçlü yönlerini, hangi sektörden ve hangi yeteneklerde firmalarla görüşmek istedikleri konusunda net bilgi vermeliler. Aksi durumda görüşmelerde birçok firma ile tanışılmış amacına yönelik olmayan birçok görüşme yapılarak vakit kaybedilmiş olacaktır.

Firma profilleri hazırlanırken teknik terimler ve kavramlarda karmaşa yaşanmaması ve çevirilerde problem yaşanmaması açısından firmaların kendi profillerini İngilizce olarak kendilerinin oluşturmaları önem arz ediyor. Oluşturulan profillerin belirtilmiş olan son teslim tarihinden önce organizasyonu yapan kuruluşa iletilmesi gerekiyor. Profillerin erken gönderilmesi, yapılacak eşleştirmelerde ve duyurularda organizasyonu düzenleyen kuruluşlara firma lehine zaman kazandırıyor.

Heyet öncesinde

Heyet öncesi, hedef pazarla ilgili olarak İhracat Bilgi Platformu, DEİK ve ticari ataşelikler tarafından hazırlanmış ülke raporları okunarak, internet sitelerinden güncel haberler takip edilerek ülke ve pazar hakkında ekonomik bilgiler, iş yapma kültürü, ülkedeki yaşam biçimi, uyulması gereken yazılı ve yazılı olmayan kurallar hakkında bilgi sahibi olmak gerekiyor.

Firmaların heyet öncesi karşı firmalardan ne talep ettiğine iyi karar vermiş olması gerekiyor. Bunlar ticari aracılık, bölgede distribütörlük, karşılıklı üretim, ortak yatırım, lisans paylaşımı şeklinde olabiliyor.

Heyet öncesinde hedef pazardaki olası müşteriler hakkında bir araştırma yapmak gerekiyor. Bunun için İhracat Bilgi Platformu, Avrupa İşletmeler Ağı, ticari ataşelikler gibi oluşumların kaynaklarından veya Kompass gibi iş veritabanlarından çeşitli bilgilere ulaşmak mümkün. Böylece ikili görüşmelere katılmayacak olan hedef pazardaki firmaları, heyetten haberdar edilip görüşme için organizasyonun yapıldığı alana davet etmek mümkün.

Ayrıca firmaların ikili görüşmelere gönderecekleri personelin konuya hakim, yabancı dil bilen biri olmasına dikkat etmeleri gerekiyor. Bunun yanı sıra firmayı ve ürünlerini tanıtıcı doküman, broşür, kartvizit gibi unsurların heyet öncesi tamamlanması gerekiyor.

Heyet sırasında

Katılımcı listesi heyet öncesinde genellikle heyete katılan firmalara gönderiliyor. Heyete katılan firmalardan bazıları zaten hedef pazar ile iş ilişkisi olan ve pazarı tanıyan firmalar olabiliyor. Heyet sırasında bu firma temsilcileri ile temasa geçmek firmalara kolaylık sağlıyor.

İkili görüşmeler sırasında, görüşme yapılan firma temsilcilerinden, ülkede sektör ve pazar hakkında sorular sorarak raporlarda veya internet ortamında bulunmayan yerel bilgileri edinmek mümkün. İkili görüşmeler arasında boşta kalınan zaman dilimlerinde, görüşme yapılmayacak farklı sektörden firma temsilcileri ile yapılacak sohbetlerden de ülke ve pazar hakkında bilgi toplamak mümkün.

Görüşmelerde yapılan konuşmaları not etmek, bu notlarla birlikte toplanan broşür ve kartvizitleri arşivlemek büyük önem taşıyor. İkili görüşmeler sırasında vaktin yetmediği firmalar olabilir. Bu gibi durumlarda heyet programında yer alan serbest zamanlarda olası müşteriler yerlerinde ziyaret edilebiliyor.

Heyet sonrasında

Etkinlik sırasında görüşülen firmalardan somut iş ilişkisine girilecek olanlarla en yakın zamanda temasa geçilerek görüşme sırasında bahsedilen konularla ilgili bilgi beslemeleri yapılması, fiyat ve numune çalışmaları yapılması büyük önem arz ediyor.

Ayrıca firmaların katıldıkları heyetler için KOSGEB veya ihracatçı birlikleri gibi kuruluşların sağladığı devlet desteklerinden faydalanmaları da mümkün. Firmalar bölgemizde Avrupa İşletmeler Ağı tarafından düzenlenen heyetler ve ikili görüşmelerden haberdar olmak için www.aia-istanbul.org adresinden faydalanabiliyor.

* Daha önce yayınlandığı yerler:
– 28.02.2013 tarihli kişisel bloğum
– “Trakya İş Dünyası” dergisi Mart 2013 sayısı
– “Dinamik” dergisi sayı:2 (Nis.-Haz.13)

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir