Detaylarla boğuşmak (işletme körlüğü)

Juan, motosikleti ile Meksika sınırına gelir. Arkasındaki iki büyük çantayı gören sınır polisi şüphelenir ve içinde ne olduğunu sorar…

Juan, “Yalnızca kum” diye yanıt verince polis, “Aç bakalım çantaları” der.

Juan çantaları açar, polis didik didik kontrol etmesine rağmen kumdan başka bir şey bulamaz çantada!

Bununla yetinmeyen polis, gece yarısına kadar kumu her tür tahlilden geçirtir ancak saf kumdan başka bir şey yoktur!

Polis, çantalarını Juan’a geri verir ve sınırdan geçmesine izin verir. Ertesi gün Juan Motosikletinin arkasında iki büyük çantayla tekrar sınırda belirir. Polis Juan’i gene durdurur, didik didik arar, bir şey bulamaz ve Juan’i serbest bırakmak zorunda kalır.

Bu olay, polis emekli olana dek yıllarca devam eder !

Bir gün emekli polis Meksika’da bir barda otururken Juan’in içeri girdini görür ve derhal yakasına yapışır:

Senin yıllardır bir şeyler kaçırdığından eminim. Çıldıracağım. Geceleri uyku uyuyamıyordum senin yüzünden. Lütfen anlat bana ne kaçırdığını. Aramızda kalacağından emin olabilirsin.”

Juan gülümseyerek yanıtlar:

Motosiklet

Ortaklık kültürü*

Birlikte çalışma

Gün geçtikçe değişmeye başladığını bazı örneklerle görsek de ülkemizde firmaların büyüyememelerinin ve kalıcı hale geçememelerinin önündeki en büyük engellerden birisi olarak ortaklık kültürünün zayıf olmasını görüyoruz. Birlikte çalışma, ortak çıkarlar için çabalama, görevi ve sorumluluğu, özellikle de kazancı paylaşma alışkanlığı gibi unsurların ticari hayatımıza tam olarak yerleştiğini söylemek pek mümkün gözükmüyor.

Toplumlar, gelenekler ve iş yapış tarzları hızla değişime uğrarken; firmaların bu değişimlere ayak uydurmaları ise gerektiği kadar çabuk gerçekleşmiyor. Genel olarak “küçük olsun benim olsun”, “söz sahibi ben olayım, ben yöneteyim, ben kazanayım” anlayışları firmalarda ve firma yönetimlerinde hâkim durumda. Ancak dünya giderek daha hızlı değişirken bu değişime karşı koymak mümkün olamayacağı gibi bundan etkilenmemek de mümkün değil. Tüketici tercihleri ve rekabet günümüz dünyasının en büyük belirleyicileri konumundalar.

Küreselleşmenin bir parçası olarak ülkeler arasında yapılan gümrük birlikleri ve imzalanan serbest ticaret anlaşmalar ile birlikte firmalar, artık sadece ülke içerisindeki yerel rakipleriyle değil, küresel rakipleriyle de yüzleşmek zorunda kalıyorlar. Bu tür gelişmeler ve ekonomik krizler, aynı sektörde veya birbirlerini tamamlayıcı alanlarda faaliyet gösteren firmaları, hem ulusal hem de uluslararası alanlarda işbirliği yapmaya zorluyor.

Şüphesiz ortaklık süreci kolay bir süreç değil. Günümüzde insanların kişisel hayatlarındaki ilişkilerini sürdürebilmeleri ve ileriye götürebilmeleri giderek zorlaşırken, firmaların ticari hayatlarında yeni ortaklıklar kurmaları ve mevcut ortaklıklarını geliştirebilmeleri de kolay değil. Ancak şu bir gerçek ki, iş hayatındaki gelişmelerin ve rekabetin oluşturduğu ekonomik, yasal, teknik ve yönetsel boyutlarda, firmaların kendi bireysel girişimleri rekabette çok zayıf ve yetersiz kalıyor, uzun soluklu olmuyor.

Teknolojide yaşanan hızlı değişim ve gelişim ile birlikte, her geçen gün yeni ürünler ve hizmetler ortaya çıkıyor. Teknolojik gelişimin bu hızlına adapte olmakla boğuşan ve rekabette tutunmaya çalışan firmaların, ayakta kalabilmek için ar-ge, finans, üretim ve pazarlama gibi alanlarda yapacakları stratejik ortaklıklar ellerini güçlendiriyor.

Her firmanın, tüm fonksiyonlarında başarılı ve mükemmel performanslı olması beklenemez. Bazı firmalar iyi ürünler tasarlarken bazı firmalar üretimde çok iyidir. Benzer şekilde bazı firmaların finansal yapıları güçlü iken bazı firmalar pazara erişim konusunda rakipsizdirler. Özellikle ihracat düşünen veya hâlihazırda ihracat yapan firmalar arasında kurulacak stratejik ortaklıklar ile yıkıcı değil yapıcı rekabet ortamı oluşturmak ve dünya arenasında uluslararası rakiplerle daha kolay rekabet etmek mümkün.

İlginç bir gelişme
Çok kısa bir zaman önce Amerikalı girişimci ve elektrikli otomobil üreticisi Tesla firmasının kurucusu Elon Mask, tüm patent davalarından vazgeçtiklerini ve bundan sonra patentlerini kullanan firmalara dava açmayacaklarını belirtti. Hemen arkasından BMW ve Nissan gibi diğer otomobil üreticileri elektrikli otomobil üretimi konusunda Tesla ile ortaklık için görüşmeler yapmaya başladı. Bu hareket bence gelecekte rekabetin yıkıcı yanının değil, birlikte çalışarak yapıcı yanının etkin olacağının bir göstergesi konumunda.

Ortak çalışma konusunda girişimcilere ve işletme yönetimlerine çok sayıda başarısızlık örnekleri gösteriliyor. Genel kanıya göre, aynı sektörde birbirine rakip olan veya farklı sektörlerde faaliyet gösteren firmaların bu tarz stratejik ortaklıklar kapsamında bir araya gelmelerinin mümkün olmayacağı yönünde. Ancak Tesla’nın patentlerini açması olaya farklı bir boyut getiriyor. İşletmelerin büyümeleri ve kalıcı duruma geçebilmeleri için başarısızlık örneklerinden daha çok cesaret verici başarı örneklerinin ön plana alınmasına ihtiyaç var.

Elde neler var
Ortaklık kültürü zengin olmayan toplumlarda firmaların ömürleri de uzun olmuyor. Bireysel olarak hızlı gitmek mümkün, ancak uzağa gitmek istiyorsak birlikte gitmeyi öğrenmemiz gerekiyor. Ülke olarak 2023 yılında 500 milyar dolarlık bir ihracat rakamını hedefliyorsak bu, firmaların bireysel çalışmalarından ziyade bir arada çalışmaları ve hatta bir arada çalışmayı sürdürülebilir hale getirebilmeleri ile mümkün gözüküyor.

Modern hayat insanları ve kurumları her ne kadar birbirinden uzaklaştırsa, bireyselleştirip rakip haline getirse de ortaklaşa iş yapma kültürünün geliştirilmesi önemli. Sonuçta başarının temel unsurlarından birisi takım oyununu becerebilmek. Dünya arenasında rekabet etmek isteyen firmaların ortaklık kültürünü benimsemesi ve ortaklık yapmayı öğrenmesi gerekiyor. Dünya için yarışan firmalar çoğu zaman pazara erişimi sağlamak ve yeteneklerini tamamlamak için yerel ortaklara ihtiyaç duyuyorlar.

İyi ortaklıklar için
Yapılması gerekenlerden belki de en önemlilerinden birisi, birlikte yaşam ve ortaklık kültürünün aile içi eğitimden başlayarak ve sonrasında da örgün eğitim aşamalarında bireysel hayatlarımıza girmesidir. Örneğin iletişim, müzakere teknikleri, ekip çalışması, yönetim gibi konularda iyi eğitim almış, liderlik vasıfları geliştirilmiş girişimcilerin kuracakları işletmeler, ortaklık kültürünü çok daha kolay benimseyecek ve rekabette bir adım daha önde olacaklar.

Ortaklıklarda doğru ortak seçmek ve bu ortaklığı bir ortaklık sözleşmesine bağlamak gerekiyor. Vizyon sahibi, uzun vadeli hedeflerine bağlı olarak işini tutkuyla gerçekleştiren, sorumluluk sahibi, birbirinin eksiklerini tamamlayacak kişi ve kurumlarla ortaklık yapmak giderek önem kazanıyor.

Ortaklığın amaç ve hedeflerinin taraflarca açık ve net olarak kavranması, tarafların birbirlerinden olan beklentilerinin açık ve net olarak ifade etmesi, ortaklık konusunda gerçekçi hedeflerin belirlenmesi, ortaklığın varacağı noktaların tam olarak taraflarca anlaşılması önem arz ediyor. Gerektiği durumlarda ortaklık konusunda yetkin danışman veya kurumlardan destek almak gerekiyor.

Çok ortaklı yapıların oluşması, yapılan ticaretlerin daha kurumsal ve sürdürülebilir hale dönüşümüne destek veriyor. KOSGEB’in uyguladığı, KOBİ’lerin tedarik, pazarlama, üretim, finansman benzeri alanlarda tek başlarına çözümünde zorlandıkları birçok soruna çözüm bulunmasını amaçlayan “İşbirliği Güçbirliği Destek Programı” ile KOBİ’ler arasında ortaklık ve işbirliği kültürünün geliştirilmesi amaçlanıyor. Program hakkında detaylı bilgiye www.kosgeb.gov.tr/Pages/UI/Destekler.aspx?ref=5 adresinden ulaşmak mümkün.

Ortaklık kültürünü benimsemiş firmaların ticari ve teknolojik ortaklık arayışlarına hizmet eden Avrupa İşletmeler Ağı ise firmaların başvurabileceği bir diğer alternatif kanal.

* Yayınlandığı yerler:
– “Trakya İş Dünyası” dergisi Eylül 2014 sayısı

Fuarlara katılım*

Ticarete konu olan ürün veya hizmetler ile ilgili olarak sektörlerdeki teknolojik gelişim ve yeniliklerin tanıtılması, ürün veya hizmetlere yeni pazarlar bulunabilmesi, firmaların geleceğe yönelik olarak ticari veya teknolojik işbirliği kurmalarını sağlamak gibi amaçlarla, belirli bir mekân ve belirli bir tarih aralığında düzenlenen tanıtım etkinliklerinin bütünü fuar olarak adlandırılıyor.

Fuarlar genellikle ürün veya hizmetlerin tanıtılması ve bunların satışının yapılması amacıyla, firmaların sanayi veya tüketim mallarını sergiledikleri “genel fuarlar” şeklinde düzenlenebildiği gibi, belirli bir sektör veya pazar dilimine odaklanılarak yalnızca iş adamlarına yönelik olarak “ihtisas fuarları” şeklinde de düzenlenebiliyor.

İhtisas fuarları belirli bir endüstriye dayalı olarak organize edildiğinden, konuyla ilgili kişi ve firmalara ulaşabilmek açısından daha önemli olmakla birlikte, bu tarz fuarlar bayi, distribütör ve acente bulmaları açısından firmalar tarafından iyi bir fırsat olarak da görülüyor.

Fuarların önemi

Farklı yöre, ülke ve kültürlerden insanları bir araya getirmesi, bunların aralarında iletişim kurulması ve kültürel paylaşımlar gerçekleştirilmesine yardımcı olması bakımından fuarlar ayrı bir önem taşıyor. Firmaların ise varlıklarını sürdürebilmek için ürün veya hizmetlerini pazarlamaya ve kâr etmeye ihtiyaçları var. Mevcut pazar şartlarında firmaların faaliyet gösterdikleri sektörde başarı sağlayabilmeleri açısından, yurtiçi ve yurtdışı pazarlara ulaşarak ürün veya hizmetlerini iyi ve doğru bir biçimde tanıtmalarında fuarlar firmalara önemli fırsatlar sunuyor.

Fuarlar katılımcı firmalara müşteri talebini doğrudan, kısa zaman içerisinde ve en etkili biçimde yakalama olanağı sağlıyor. Her ölçekten fuar katılımcısı olan firmalar, çalışmalarına rehberlik edecek bilgileri toplama, satış bağlantıları yapma veya hedef pazarlarla ilgili yeni ilişkiler kurma adına pek çok fırsat yakalayabiliyor.

Firmaların ürünlerine uygun olarak belirledikleri hedef pazarlardaki fuarlara katılmaya özen göstermeleri gerekiyor. Bunun için ilgili ülke ve pazardaki talebin durumunu, potansiyel alıcıları profillerini, ilgili pazardaki gümrük mevzuatı, var olan ikili anlaşmaları ve ilgili pazardaki iç piyasa fiyatlarını inceleyerek, firmaları için doğru pazarlardaki fuarlara katılmaları önem arz ediyor.

Fuar organizasyonları ile fuar dönemi boyunca, fuara katılmak veya fuarı ziyaret etmek için başka şehir veya ülkelerden gelen katılımcılar ve ziyaretçiler sayesinde fuar bölgesinde konaklama, yeme-içme, ulaşım, alış-veriş gibi konularda ticari bir hareketlilik yaşanıyor ve bölge ve ülke ekonomisine katkı sağlanıyor.

Fuarlar aynı zamanda heyetlere ve ikili görüşme etkinliklerine de ev sahipliği yapabiliyor. Avrupa İşletmeler Ağı kapsamında her yıl, ülkemizde ve ağın kapsadığı birçok ülkede düzenlenen fuarlar kapsamında, aynı sektörden veya işbirliği yapmak isteyen farklı sektörlerden firmaların katıldığı ikili görüşme etkinlikleri düzenleniyor. Bu tür etkinlikler www.aia-ist-businnova.com adresinden takip edilebiliyor.

Fuar için ödenecek ücretler, kiralanacak stant ve malzemelerin maliyetleri, fuar alanına götürülecek fuar malzemelerinin lojistiği, reklam ve promosyon giderleri, tercüman ve hosteslik hizmetleri ile ulaşım ve konaklama giderlerinin araştırılarak hangileri için ne koşullar altında destek alınabildiğinin araştırılması da büyük önem taşıyor.

Fuar destekleri

Yurt içindeki fuarlara katılım konusunda KOSGEB’in; “Genel Destek” programı altında, “KOSGEB tarafından destek kapsamına alınan yurt içi fuar listesi”nde yer alan fuarlara katılan 1. ve 2. Bölgelerden firmalara 30.000 TL’ye kadar %50 oranında bir desteği mevcut. Destek hakkında detaylı bilgiye http://www.kosgeb.gov.tr/Pages/UI/Destekler.aspx?ref=7 adresinden ulaşılabiliyor.

Firmaların yurt dışı fuarlara katılımları ve sektörel nitelikteki uluslararası fuarlara bireysel katılımlarının desteklenmesi amacıyla, “2009/5 Sayılı Yurt Dışında Gerçekleştirilen Fuar Katılımlarının Desteklenmesine İlişkin Tebliğ” kapsamında, stant kirası ve nakliye masraflarının %50’si devlet tarafından karşılanıyor. Hedef ülke olarak her yıl belirlenen 15 ülkede yapılan fuarlarda ise bu oran 20 puan daha artırılıyor. Bu destekten faydalanmak için firmaların bağlı bulundukları ihracatçılar birliğinin genel sekreterliğine başvurmaları gerekiyor. Bu destek hakkındaki detay bilgiye ise www.ekonomi.gov.tr adresindeki “Fuarlar, Heyetler, Destek Programları” başlığından ulaşılabiliyor.

“Milli ve Bireysel Düzeyde İştirak Edilecek Fuar ve Organizasyonlar” ile “Hizmet Sektörlerinde Desteklenecek Organizasyonlar” listelerine ise www.ekonomi.gov.tr/index.cfm?sayfa=fuarlar adresinden erişmek mümkün.

* Daha önce yayınlandığı yerler:
– 18.07.2013 tarihli kişisel bloğum

Teknoloji yönetimi ve transferi*

TT2

Teknoloji; araştırma, geliştirme, üretim, pazarlama, satış ve satış sonrası hizmetleri kapsayan bir sürecin, etkin ve verimli bir şekilde gerçekleştirilmesi için kullanılabilecek bilgi ve becerilerin tümü olarak tanımlanıyor. Fiziksel unsurlardan daha çok, yeni ürünler tasarlamayı ve yararlı ürünler üretmeyi sağlayan bilgiler bütünü olarak ele alınan teknoloji, zaman içerisinde ihtiyaçların değişmesi ve bilgi birikimindeki artışa bağlı olarak sürekli gelişiyor ve değişiyor.

Teknoloji, ürün veya hizmetlerin daha az kaynak kullanılarak, daha düşük maliyetlerle, daha yüksek miktarlarda, daha kaliteli ve daha faydalı bir şekilde üretilerek topluma sunulmasına olanak sağlıyor. Bu açıdan baktığımızda teknoloji, ekonomik bir değer olarak karşımıza çıkıyor.

Günümüz rekabet ortamında mücadele eden firmalar için rakiplerinden daha fazla ekonomik değer yaratabilmeleri konusunda çok önemli bir kaynak olan teknoloji, doğru şekilde yönetildiğinde, firmaları rekabette bir adım öne taşıyor. Teknoloji yönetimi, firmaların teknolojilerinin potansiyellerini değerlendirmeleri ve bu potansiyelleri firma yararına kullanmanın yollarını araştırmaları ile gerçekleştiriliyor. Rekabet avantajı sağlayabilmeleri için firmaların, teknoloji stratejilerini pazarlama, insan kaynakları veya üretim gibi operasyonel faaliyetleri ile ilişkilendirerek uyumlu hale getirmeleri gerekiyor.

Firmalar müşteri isteklerindeki değişim, tedarikçilerindeki gelişmeler, fuarlar ve konferanslar, akademik yayınlar, üyesi oldukları odalar ve meslek kuruluşları aracılığıyla mevcut ve gelişmekte olan teknolojileri yakından takip edebiliyorlar. Seçilecek teknolojinin firmanın yetenekleri, stratejisi ve amaçlarına uyumlu olması oldukça önemli. Firmalar teknolojiyi kurum içinde geliştirebilecekleri gibi başka firmalarla ortaklaşa da geliştirebiliyor. Ayrıca firmaların seçilen teknolojiyi dışarıdan transfer etmeleri de mümkün.

Firmaların geliştirdikleri teknolojiden ekonomik değer sağlamaları ve bunun ötesinde, rakipler tarafından taklit edilmesini önlemek amacıyla, geliştirilen teknolojileri endüstriyel tasarım, faydalı model, patent, telif ve marka gibi fikri mülkiyet hakları ile koruma altına almaları önem arz ediyor.

Teknoloji transferi

Geçmişte düşük ücretle rekabet etmelerine alıştığımız birçok ülke, günümüzde giderek rekabetçi ve nitelikli ürün geliştirme kabiliyetlerini arttırıyor. İşletmelerin daha rekabetçi bir yapıya kavuşmaları ise ileri teknoloji ürünleri geliştirerek yurtiçi ve yurt dışındaki pazarlarda söz sahibi olması ile gerçekleşiyor.

Teknoloji geliştirme maliyeti genellikle yüksek oluyor ve bir zaman gerektiriyor. Bu nedenle günümüzde teknoloji açığının kapatılması ve teknoloji transferinin sağlanması hemen hemen bütün sektörlerde büyük önem kazanıyor. Firmalar ne kadar büyük ve yetenekli olsalar da artan maliyetler, teknolojik gelişimlerin hızlı olması, ürünlerin birden çok teknolojiyi aynı anda içermeleri gibi nedenlerle, ihtiyaç duydukları teknolojilerin tamamını kendi bünyelerinde geliştirme yeteneğine sahip olamayıp gereken teknolojilerin bir kısmını dış kaynaklardan sağlamak mecburiyeti duyuyorlar.

Dış kaynaktan teknoloji edinimi “teknoloji transferi” olarak adlandırılıyor. Teknoloji transferi ile bir kurum tarafından geliştirilen bir teknoloji, bu teknolojiye ihtiyaç duyan kurum veya kuruluşlara sunularak teknolojinin kullanılması sağlanıyor. Teknoloji transferi süreci, teknolojinin geliştirilmesinden uygulamasına, değerinin tanımlanmasından mevcut durumunun geliştirilmesine kadar birçok eylemi içeriyor.

Teknoloji transferinin başarılı olması; teknoloji transferini yapacak firmanın teknolojiye adaptasyon hızı, eğitim seviyesi, çalışanların teknik kapasiteleri, firmanın mevcut alt yapısı, içinde bulunulan finans ve ticaret sistemleri gibi birçok nedene bağlı olarak değişebiliyor. Teknoloji transferi genellikle teknik işbirliği anlaşması, joint venture anlaşması, lisans anlaşması, üretim anlaşması veya teknik destekli ticari anlaşma şeklinde gerçekleşiyor.

Teknik işbirliği anlaşması

Bir teknolojiyi yeni veya farklı bir alanda uygulamak veya yeni bir sektöre transfer etmek, mevcut ihtiyaçları giderecek yeni bir teknoloji geliştirerek piyasaya sunmak, bir firmanın bilgi ve becerisi ile başka bir firmanın teknik altyapısını kullanarak yeni bir ürün üretmek, iki firmanın bir araya gelerek mevcut bir teknolojinin yeni versiyonunun üretmesi ya da mevcut veya yeni teknoloji konusunda fizibilite çalışmaları yapmak şeklinde gerçekleşiyor.

Joint venture anlaşması

İki firma arasında, başta ticari sır veya teknik bilgi gibi konular olmak üzere yeni bir teknoloji, sistem veya ürün üretilmesi amacıyla oluşturulan işbirliği anlaşmasına deniliyor. Spesifik bir ürün için veya devamlılık arz eden bir işbirliği üzerine olabilen bu tür anlaşmaların sonucunda firmalar ticari ve teknik bilgi, kaynak ve varlıklara ulaşabiliyor.

Lisans anlaşması

Bir ürün, teknoloji, sistem veya bilginin ücret veya isim hakkı karşılığında diğer bir firmaya transferi edilmesi şeklinde tanımlanıyor. Lisans anlaşmasıyla lisans veren tarafın ürünleri başka bir ülkede üretilirken, lisans veren firma bunun için sermaye harcamıyor ve riske girmiyor. İşletmenin ürünlerini üretmesi için izin verdiği firma, satılan her ürün için lisans veren firmaya belirli bir pay ödüyor. Franchise verilmesi veya sınaî mülkiyet haklarının devredilmesi bu anlaşmaya örnek olarak verilebilir.

Üretim anlaşması

Bir firmanın, bir ürünü ürettirebilmesi için bir başka firmaya; yetenek ve becerileri, gerekli bilgi ve uzmanlığı, ilgili kişilerin eğitimini sağlayarak o firmanın üretim ve teknik kapasitesini artırmasını, yeni ürün üretmesini, mevcut ürünlerin özelliklerini artırarak yeni kullanım alanları yaratmasını sağlayan anlaşma olarak tanımlanıyor.

Teknik destekli ticari anlaşma

Bu tip anlaşmalarda transfer edilen teknolojinin kurulması ve fonksiyonel olarak çalışması için verilen hizmetler de yer alıyor. Burada amaç, alınan teknolojinin verimli bir şekilde çalışabilmesi için şartnamesine uygun bir şekilde kurulumunun yapılması, teknik bakımının tamamlanarak çalışmasının sürekliliği sağlanması.

Teknoloji transferi konusunda firmalar ve özellikle KOBİ’ler, teknolojik işbirliklerine teşvik etmek ve sürecin her aşamasında firmalara destek olmak amacıyla hizmet veren Avrupa İşletmeler Ağı’nın işbirliği hizmetlerinden faydalanabiliyor. Bunun yanında firmalar TÜBİTAK’ın 1505 numaralı “KOBİ Yararına Teknoloji Transferi Destek Programı”ndan faydalanabiliyor. Ayrıca fikri mülkiyet hakları konusunda Ekonomi Bakanlığı ve KOSGEB’in destekleri de mevcut.

* Daha önce yayınlandığı yerler:
– 26.03.2013 tarihli kişisel bloğum
– “Dinamik” dergisi sayı:4 (Eki.-Ara.13)

Heyetler ve ikili görüşmeler*

tokalasma3

Kendilerine yeni pazar arayışı içerisinde bulunan firmaların, öncelikle masa başı araştırma yaparak hedef pazarlarını belirlemeleri gerekiyor. Daha sonra firmalar, bağlı oldukları ticaret ve sanayi odaları, iş adamları dernekleri, meslek kuruluşları veya Avrupa İşletmeler Ağı gibi kurumlar ve oluşumların organize ettiği heyetler ve ikili görüşmelere katılarak hem hedef pazarı yakından tanıma fırsatı hem de pazardaki potansiyel müşterilerle karşılıklı olarak görüşme imkânı yakalayabiliyorlar.

Düzenlenen bu heyetlerde firmalar, hedef pazarı ve hedef pazara ait iş kültürünü yakından tanıma, olası müşteri ve iş ortaklarıyla görüşme yapabilme imkânı buluyorlar. Heyetler genellikle hedef pazarda önceden belirlenmiş bir sektörel fuarlarla eş zamanlı olarak düzenleniyor ve fuar sırasında hedef pazardaki olası iş ortaklarıyla ikili görüşmeler gerçekleştiriliyor. Heyetler sırasında genellikle firmalarla birlikte, gelecekte bu ülkede iş yaparken faydalı olabilecek kuruluşlar, dernekler ve ülkemizin bölgedeki resmi temsilciliği ziyaret ediliyor veya bu kuruluşlardan yetkili kişilerin düzenlenen ikili görüşmeler öncesi konuşma yapmaları sağlanıyor.

Heyet öncesinde ikili görüşmelere katılacak firmaların profilleri ve ne tür firmalarla görüşme yapmak istedikleri bilgisi karşı taraf ile paylaşılıyor. Böylece organizasyonun hedef ülkede bulunan ayağı, bu profilleri bölgesindeki firmalar ve kuruluşlarla heyet öncesinde paylaşarak, heyete katılan firmalarla iş görüşmesi yapmak isteyen bölge firmalarının talepleri doğrultusunda bir ikili görüşme takvimi oluşturuluyor. Heyete katılan firmalar daha önceden belirlenmiş bir alanda genellikle 15-20 dakikalık sürelerle hedef pazardaki firmalarla görüşmeler yapılıyor. Gereken durumlarda hedef pazardaki firmaların iş yerleri de ziyaret edilebiliyor.

Heyetler hedef ülkedeki pazar ortamı ve sektördeki durum hakkında firma yetkililerine bilgi edinme ve iş bağlantıları kurma konularında fırsat sağlıyor. Bunun haricinde heyet kapsamında yapılan ikili görüşmeler de firmalar için ürün satma, tedarikçi bulma veya teknolojik konularda işbirliği yapma konularında fırsat sunuyor. Firmaların ise heyetlerden ve gerçekleştirilen ikili görüşmelerden azami ölçüde fayda sağlamaları için bazı konulara dikkat göstermeleri gerekiyor.

Heyete başvururken

Heyet sırasında yapılacak olan ikili görüşmelerde doğru firmalarla eşleşerek amaca uygun bir görüşme yapabilmek amacıyla, firmaların görüşmelere katılım öncesinde dolduracakları bilgi formlarında hem kendileri hakkında net bilgi vermeleri hem de karşı firmadan beklentilerini net bir şekilde ifade etmeleri gerekiyor. Bu noktada firmalar; güçlü yönlerini, hangi sektörden ve hangi yeteneklerde firmalarla görüşmek istedikleri konusunda net bilgi vermeliler. Aksi durumda görüşmelerde birçok firma ile tanışılmış amacına yönelik olmayan birçok görüşme yapılarak vakit kaybedilmiş olacaktır.

Firma profilleri hazırlanırken teknik terimler ve kavramlarda karmaşa yaşanmaması ve çevirilerde problem yaşanmaması açısından firmaların kendi profillerini İngilizce olarak kendilerinin oluşturmaları önem arz ediyor. Oluşturulan profillerin belirtilmiş olan son teslim tarihinden önce organizasyonu yapan kuruluşa iletilmesi gerekiyor. Profillerin erken gönderilmesi, yapılacak eşleştirmelerde ve duyurularda organizasyonu düzenleyen kuruluşlara firma lehine zaman kazandırıyor.

Heyet öncesinde

Heyet öncesi, hedef pazarla ilgili olarak İhracat Bilgi Platformu, DEİK ve ticari ataşelikler tarafından hazırlanmış ülke raporları okunarak, internet sitelerinden güncel haberler takip edilerek ülke ve pazar hakkında ekonomik bilgiler, iş yapma kültürü, ülkedeki yaşam biçimi, uyulması gereken yazılı ve yazılı olmayan kurallar hakkında bilgi sahibi olmak gerekiyor.

Firmaların heyet öncesi karşı firmalardan ne talep ettiğine iyi karar vermiş olması gerekiyor. Bunlar ticari aracılık, bölgede distribütörlük, karşılıklı üretim, ortak yatırım, lisans paylaşımı şeklinde olabiliyor.

Heyet öncesinde hedef pazardaki olası müşteriler hakkında bir araştırma yapmak gerekiyor. Bunun için İhracat Bilgi Platformu, Avrupa İşletmeler Ağı, ticari ataşelikler gibi oluşumların kaynaklarından veya Kompass gibi iş veritabanlarından çeşitli bilgilere ulaşmak mümkün. Böylece ikili görüşmelere katılmayacak olan hedef pazardaki firmaları, heyetten haberdar edilip görüşme için organizasyonun yapıldığı alana davet etmek mümkün.

Ayrıca firmaların ikili görüşmelere gönderecekleri personelin konuya hakim, yabancı dil bilen biri olmasına dikkat etmeleri gerekiyor. Bunun yanı sıra firmayı ve ürünlerini tanıtıcı doküman, broşür, kartvizit gibi unsurların heyet öncesi tamamlanması gerekiyor.

Heyet sırasında

Katılımcı listesi heyet öncesinde genellikle heyete katılan firmalara gönderiliyor. Heyete katılan firmalardan bazıları zaten hedef pazar ile iş ilişkisi olan ve pazarı tanıyan firmalar olabiliyor. Heyet sırasında bu firma temsilcileri ile temasa geçmek firmalara kolaylık sağlıyor.

İkili görüşmeler sırasında, görüşme yapılan firma temsilcilerinden, ülkede sektör ve pazar hakkında sorular sorarak raporlarda veya internet ortamında bulunmayan yerel bilgileri edinmek mümkün. İkili görüşmeler arasında boşta kalınan zaman dilimlerinde, görüşme yapılmayacak farklı sektörden firma temsilcileri ile yapılacak sohbetlerden de ülke ve pazar hakkında bilgi toplamak mümkün.

Görüşmelerde yapılan konuşmaları not etmek, bu notlarla birlikte toplanan broşür ve kartvizitleri arşivlemek büyük önem taşıyor. İkili görüşmeler sırasında vaktin yetmediği firmalar olabilir. Bu gibi durumlarda heyet programında yer alan serbest zamanlarda olası müşteriler yerlerinde ziyaret edilebiliyor.

Heyet sonrasında

Etkinlik sırasında görüşülen firmalardan somut iş ilişkisine girilecek olanlarla en yakın zamanda temasa geçilerek görüşme sırasında bahsedilen konularla ilgili bilgi beslemeleri yapılması, fiyat ve numune çalışmaları yapılması büyük önem arz ediyor.

Ayrıca firmaların katıldıkları heyetler için KOSGEB veya ihracatçı birlikleri gibi kuruluşların sağladığı devlet desteklerinden faydalanmaları da mümkün. Firmalar bölgemizde Avrupa İşletmeler Ağı tarafından düzenlenen heyetler ve ikili görüşmelerden haberdar olmak için www.aia-istanbul.org adresinden faydalanabiliyor.

* Daha önce yayınlandığı yerler:
– 28.02.2013 tarihli kişisel bloğum
– “Trakya İş Dünyası” dergisi Mart 2013 sayısı
– “Dinamik” dergisi sayı:2 (Nis.-Haz.13)